Depuis quelques années, l’attrait pour le vélo est en croissance continue. On ne le répètera jamais assez : Se déplacer à vélo est bon pour la santé, l'environnement et le portefeuille tout en étant plus rapide en milieu urbain que les alternatives. Bref, un combo gagnant aujourd'hui unique.

Cette croissance est soutenue par les pouvoirs publics. Le gouvernement Wallon a pour objectif de multiplier par 5 la part modale du vélo d'ici 2030. Dans cette logique, différents avantages financiers en sa faveur ont été créés. Le leasing vélo est certainement celui qui intéresse le plus de monde aujourd'hui.

Au sein des entreprises, les départements des ressources humaines reçoivent toujours plus de demandes liées aux vélos :

• Est-il possible de bénéficier d'un vélo via l'entreprise ?
• Puis je avoir une prime kilométrique pour mon trajet domicile travail ?

Cet intérêt peut désormais s’étendre aux administrations publiques.

Ce qui était précédemment uniquement possible uniquement pour les entreprises privées, l'est aujourd'hui également pour le secteur public. Bonne nouvelle donc pour l’ensemble des potentiels cyclistes concernés !

On vous explique tout dans cet article.

Le leasing vélo : explications

Ce terme générique est parfois un peu flou. En résumé, le leasing vélo est un contrat d'une durée fixe, généralement 3 ans, donnant accès à un vélo, des accessoires et des services liés, en autres :

·      L’entretien avec les pièces de rechange incluses ou non selon la formule ;

·      Une assurance vol et casse ;

·      Une assistance dépannage 24h/24 7j/7 ;

·      Une facturation mensuelle ou annuelle constante ;

·      Une option de rachat du vélo à la fin contrat, souvent proche de 16% de la valeur catalogue.

Les différentes options de leasing vélo:

• Bénficier d'un vélo de société personnel, qui est donc lié à un agent en particulier. Il est utilisé pour les trajets domicile- travail tout comme les usages privés. Ce vélo est généralement payé par le travailleur
• Utiliser un vélo de service. Il est mis à disposition du personnel pour les déplacements professionnels. Celui-ci est financé par l’organisation.

Cet article se concentre sur la première option.

Pourquoi passer par les organisations pour le leasing vélo ?

Il y a plusieurs raisons assez évidentes pour lesquelles les organisations peuvent proposer un leasing vélo à leurs agents :

·     Donner un avantage financier important à leurs collaborateurs via l'utilisation du "coût entreprise" ;

·     Faire bénéficier de conditions de groupe négociées avec les structures de leasing

Qui paie le vélo ?

Il y a plusieurs méthodes pour financer le leasing d'un vélo.

La plus répandue est le financement par l'agent. Dans 90% des cas, le cycliste paie son vélo. Via sa rémunération (avant taxation), le collaborateur paie son vélo, cette opération est donc neutre pour l'entreprise mais également désormais pour les administrations publiques !

En pratique, le collaborateur échange une partie de sa rémunération pour compenser le coût du leasing vélo payé par son employeur. Cet échange est défini strictement.

Dans le secteur privé on parle de plan vélo, plan cafeteria ou encore budget mobilité qui sont différentes méthodes pour proposer un leasing vélo.

Pour le secteur public, depuis mai 2023 et un article de l'UVCW, il est possible de modifier le salaire brut d’un agent.

Le budget pour le vélo pour un agent peut venir de 3 sources de financement. Celles-ci peuvent être combinées librement et l’agent peut toujours compléter éventuellement avec son salaire net.

1. L'allocation de fin d'année

L'agent va choisir d'échanger une partie ou la totalité de sa prime pour le paiement du leasing d'un vélo. Il pourra alors utiliser le montant brut de cette prime. En général, l'agent s'engagera pour plusieurs années à utiliser une partie ou la totalité de sa prime pour le leasing vélo. La durée de cet échange est alignée avec la durée du leasing en vue de financer une année de leasing avec la prime d'une année.

·      Budget moyen entre 2000 et 3000 EUR par an

·      Le plus simple à mettre en place

·      Le plus intéressant fiscalement vu la taxation élevée de cette prime

2. Les jours de congés extra-légaux

La seconde option est de convertir la valeur des jours de congés supplémentaires. L'agent qui les possède peut décider de les échanger pour financer un leasing. Il faut pouvoir définir la valeur d'un jour de congé (entre 100€ et 200€ selon le salaire, l’UVCW peut donner des valeurs précises).

·      L’agent doit avoir des jours de congés supplémentaires

·      Budget disponible entre 100-1200 € par an

3. L’indemnité vélo

Cette dernière option est la moins intéressante car elle n’offre aucun avantage fiscal ou social. L’indemnité est déjà un budget net dissocié de la rémunération disponible. Par ailleurs, elle est liée aux déplacements effectivement réalisés à vélo qui peuvent varier dans le temps.

Si elle devient insuffisante, l’agent est obligé de compenser avec son salaire net.

·      N'est pas un avantage supplémentaire du leasing car cette prime est déjà versée si on utilise son vélo personnel

·      Le budget est proportionnel à la distance domicile-travail

Budget disponible entre 100-1000 € par an

Un exemple chiffré:

Voici un exemple qui nous a été présenté par la cellule mobilité de l'UWE pour présenter la prise d'un leasing via un financement de l'agent avec son allocation de fin d'année. Celui-ci illustre tout l’intérêt financier de financer un leasing vélo avec sa prime de fin d’année. En plus d’avoir plus de moyens pour son vélo, l’agent finance également les services liés (entretien, assurance,..) ce qui entraine une utilisation plus régulière du vélo, remplissant l’objectif visé au départ par les pouvoirs publics.

Conditions et marche à suivre pour la mise en place du plan

L’exemple ci-dessus et les diverses explications vous ont convaincus d’implémenter le leasing vélo au sein de votre administration ?

Passons alors aux étapes nécessaires pour le mettre en place.

Nous vous proposons de les suivre afin de tirer le maximum de votre plan vélo et améliorer les déplacements de l’ensemble des collaborateurs de votre entité :

1. En premier lieu, il faut réfléchir globalement à la mobilité de votre structure et en particulier pour le plan vélo, au potentiel cyclable. Tous vélo actif comme la cellule mobilité de l'UWE peuvent vous accompagnez dans cette réflexion ;
2. Ensuite, il est temps de modifier les statuts pécuniers et le règlement de travail pour permettre de flexibiliser la rémunération. Ceci demandera la validation des syndicats ;
3. Vous pouvez définir les critères que vous jugez importants pour la sélection de votre futur fournisseur vélo et lancer un marché public en lien avec ces critères.

Pour le leasing, le prix est proportionnel au niveau de service associé. Il est essentiel de le préciser avec soin ;

·      En parallèle, une Bike Policy est à établir pour encadrer l'usage du leasing pour les collaborateur qui choisiront de prendre un vélo. Au niveau administratif toujours, un avenant au contrat de travail est également nécessaire. Chaque agent signera les deux documents pour pouvoir s'engager pour un vélo. Les leaseurs peuvent vous aider en vous fournissant des modèles à adapter selon les spécificités de votre organisation

·      L’accès à un outil de simulation du revenu avec la prise en compte du leasing permettra à vos agents de valider leur leasing vélo. Le programme de gestion Civadis est en évolution pour proposer une solution via l’outil ULIS ;

Ces démarches peuvent prendre du temps mais en valent la peine. Heureusement pour vous, vous n'êtes pas les premiers, d'autres ont travaillés de nombreux mois pour rendre ceci possible. Il est important de les mettre en avant !

Déjà deux exemples en Wallonie dans le secteur public !

La commune de l'Eglise:

Depuis le depuis du mois d’avril 2024, les 136 agents de la commune ont la possibilité de bénéficier d’un leasing vélo. La plateforme leaseur a été mise en place et les premières commandes arrivent.

L’objectif de la commune d’investir du temps dans la mise en place de ce plan était double :

·      Encourager l’utilisation du vélo pour les déplacements au sein du personnel communal

·      Améliorer le bien-être au travail

Être précurseur dans cet action pour le domaine public leur a demandé de la patience et la volonté. Les premières démarches datent de juin 2022. Ils sont passés par l’ensemble des étapes que nous avons présentées mais ils ont rencontré une difficulté de taille supplémentaire : ils ont dû discuter et négocier avec l’ONSS pour transposer les conditions ouvertes aux entreprises.

Ce point est maintenant résolu pour les suivants, merci à eux. Voici quelques points qui était essentiels pour la commune dans la mise en place du plan :

·      Possibilité de démarrer un leasing à n’importe quel période de l’année

·      Contrat de 36 mois

·      Pouvoir discuter avec un magasin local pour avoir un service de proximité

·      Avoir des conditions de sortie de contrat de maximum 12 mois

·      Bénéficier d’un choix large de modèle

IDEA

L’intercommunale IDEA a commencé ses recherche suite à une demande d’un collaborateur en novembre 2022. Grace a un soutien de la direction et l’article de l’UVCW, le plan vélo voit le jour en février 2024 après un long processus.

Comme la commune de l’Eglise l’échange entre rémunération et vélo peut se faire via la prime de fin d’année.

Après avoir rencontré différents leasers, IDEA a rédigé un marché européen car le budget global dépasse 300 000 EUR. 2 mois plus tard, le projet est un succès. 25 collaborateurs ont déjà passé une commande pour un vélo, soit 7.5% du personnel.

Que retenir de ces deux exemples ?

·      Ils ont ouvert la voie et les démarches sont maintenant connues et seront plus simple

·      Il est important de bien réfléchir à ce qui est important pour votre administration pour l’écriture du marché public lié ;

·      L’avis des collaborateurs compte comme l’appui de la direction ;

Quelques questions que vous ne vous poserez plus

1.     Quelles sont les conditions d’usage du vélo pour bénéficier d’un leasing vélo avec avantage fiscal / social sans ATN ?

Le collaborateur doit s’engager et effectuer régulièrement ses trajet domicile-travail avec son vélo de leasing. En pratique il doit :

o  Signer une déclaration sur l’honneur à la prise du vélo pour s’engager sur cet usage ;

o  Effectuer 20% de ses trajets domicile travail avec le vélo.

On parle ici des jours effectifs de présence sur le lieu de travail. Le télétravail n’en fait donc pas partie. Effectuer une partie du trajet à vélo compte aussi, il est donc possible de combiner train & vélo ou même voiture & vélo. Enfin il n’est pas nécessaire d’utiliser le vélo toute l’année au même rythme. Un usage plus important en été peut permettre une fréquence plus basse en hiver pour autant qu’au global de l’année les 20% soient respecté.

Si ceci n’est pas respecté, le collaborateur peut se voir appliquer un avantage toute nature sur le vélo.

En pratique, la charge de vérification n’incombe pas à l’organisation. La déclaration sur l’honneur place cette responsabilité chez le collaborateur. Un registre des déplacements permet éventuellement de documenter l’utilisation et aide pour rémunérer l’éventuelle prime kilométrique vélo.

2.    Que se passe-t-il en cas de départ d’un collaborateur ( voulu ou non ) ou d’absence prolongée ?

De base, les contrats de leasing sont prévus pour ne pas être interrompus. Toutefois, il y a plusieurs possibilités pour contrer une absence :

·      Trouver un nouvel utilisateur pour le vélo ;

·      Transférer le contrat vers le nouvel employeur en cas de départ ;

·      Racheter le vélo ou payer des indemnités de rupture de contrat ;

Quoi qu’il en soit, il y aura toujours une solution pour que votre structure ne se retrouve pas à payer un vélo sans utilisateurs.

3.    Que se passe-t-il si le budget disponible n’est plus suffisant ?

Dans ce cas, le collaborateur sera redevable à son employeur pour la différence qui n’a pas pu être financée par l’échange de rémunération.

Petit exemple : Prenons le cas d’un leasing d’une valeur annuelle de 2000 €, financé par la prime de fin d’année. Si en fin d’année pour diverses raison, la prime est de 1800 €, le collaborateur sera redevable de 200 € amputé de son salaire net.

4.   Comment permettre à un maximum de personnes de profiter d’un vélo en leasing, même pour les petits budget ?

Il faut questionner les options possibles chez le leaseur :

o  Un collaborateur peut-il apporter un montant cash pour diminuer le montant du leasing ? Il est important de questionner le fait que ce montant soit couvert ou non par l’assurance en cas de vol.

o  Est-il possible de prendre un leasing sur un vélo d’occasion ?

o  Un collaborateur qui possède un vélo peut-il le revendre au leaseur pour diminuer le leasing sur son nouveau vélo ?

5.    Comment estimer le budget du marché public à réaliser ?

Afin de savoir si votre marché doit être publié ou si vous pouvez vous contenter de faire 3 demandes d’offres, vous devez estimer le budget de celui-ci conformément au cadre légal des marchés publics. Pour ce faire vous pouvez partir d’une de ses règles de bonne pratique :

o  Budget = Montant mensuel moyen d’un vélo en leasing ( 160 € ) x durée du contrat ( 36 mois ) x potentiel cyclable

o  Budget = Montant mensuel moyen d’un vélo en leasing ( 160 € ) x durée du contrat ( 36 mois ) x nombre de personnes intéressées suite à un sondage ( à réaliser en interne )

o  Budget = Montant mensuel moyen d’un vélo en leasing ( 160 € ) x durée du contrat ( 36 mois ) x 20% du personnel éligible ( ceci correspond au taux de succès moyen en entreprise après 3 ans )

6.    Pourquoi contacter KAMEO Bikes ?

o  Nous sommes actif depuis 2017 dans le secteur du leasing vélo pour tout type / taille d’organisation et ce, partout en Belgique ;

o  Nous travaillons régulièrement avec des entreprises publiques ;

o  Nous sommes à la fois magasin de vélo et leaseur ce qui nous permet d’offrir tout type de service et une offre de financement, rachat de vélo ou leasing d’occasion ;

o  Nous avons un service d’entretien au plus proche de vos collaborateurs avec l’entretien sur le site du travail ;

o  Finalement, nous développons notre outil de gestion des plans vélo nous-même, ce qui nous permets de nous adapter à votre structure facilement

Alors on pédale ensemble prochainement ?

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